Važna značajka za ocjenjivanje uspješnosti uvođenja nekog poslovnog rješenja (ERP) je njegova isplativost koja se često mjeri brzinom povrata investicije (engl. ROI – Return On Investment). ROI možemo izraziti na više načina, npr. kao vrijeme potrebno za povrat investicije ili kao postotak investicije koji ćemo zaraditi na godišnjoj razini.
Zvuči prilično jednostavno – uzmemo iznos ulaganja, uzmemo iznos koji smo zaradili ulaganjem i dalje je sve jednostavna matematika. No, vjerojatno pogađate – postoji i komplikacija. Ona nastaje pri utvrđivanju navedenih iznosa – i ulaganja i ostvarene koristi.
Što sve doprinosi iznosu ulaganja? Očigledno, tu ulazi cijena licence, usluga uvođenja poslovnog rješenja, školovanje korisnika itd. – to su iznosi koje je lako utvrditi. No što učiniti s vremenom koje će zaposlenici potrošiti na projekt? Navedeno bi se vrijeme inače utrošilo na kupce, dobavljače, poboljšavanje poslovanja i ostale poslovne aktivnosti koje pridonose rezultatima poduzeća, ali ga je izuzev izravnog troška plaće zaposlenika vrlo teško financijski odrediti.
Još veći problem predstavlja određivanje ostvarene koristi od uvođenja poslovnog rješenja. Ponovo se pojavljuju vrijednosti koje je jednostavno izračunati kao što su smanjenje zalihe, poboljšanje likvidnosti ili povećanje kapaciteta poduzeća po zaposleniku. No kako kvantificirati veće zadovoljstvo kupaca, bolju razmjenu informacija ili učinkovitije obavljanje posla?
Jedno od mogućih rješenja je da se tim pokazateljima dodijeli neki novčani iznos, no procjene su po svojoj prirodi izrazito subjektivne naravi i teško je potvrditi ili opovrgnuti njihovu točnost. Istraživanja pokazuju da je najbolji način za ocjenu isplativosti uvođenja nekog rješenja razdvajanje pokazatelja na mjerljive (financijske) i nemjerljive (sve ostale). Drugim riječima, ne treba uspoređivati kruške i jabuke.
Usporedba financijskih pokazatelja je jednostavna, a za usporedbu ostalih potrebno je obaviti neke radnje prije samog početka projekta. Prvi korak je utvrđivanje onoga što se želi postići uvođenjem rješenja. 60% brža priprema računovodstvenih i financijskih izvještaja? 20%-tno smanjenje vremena od narudžbe kupca do proizvodnje i isporuke? Smanjivanje broja pogrešaka pri isporuci za 90%? Po utvrđivanju zahtjeva, potrebno je u postojećem sustavu izmjeriti pokazatelje koji nas zanimaju kako bi nakon uvođenja novog poslovnog rješenja mogli napraviti usporedbu.
Nakon što novo poslovno rješenje bude uvedeno i prođe određeno razdoblje uhodavanja, može se pristupiti vrednovanju postavljenih pokazatelja uspješnosti. Na taj način poduzeće može vidjeti je li uvođenje poslovnog rješenja zaista ispunilo svoje ciljeve, te eventualno uložiti i dodatne napore kako bi oni u potpunosti bili ispunjeni.
I na kraju, važno je napomenuti da brži ROI najvećim dijelom dolazi od poboljšanih poslovnih procesa koji su kvalitetno podržani ERP-om, a ne isključivo od samog ERP-a.