Savjetovanje

Usluge savjetovanja imaju obilježje da se u najvećoj mjeri provode u izravnoj suradnji s članovima projektnog tima naručitelja. Iako bi po tome u ovu kategoriju spadale i usluge korisničke obuke, u cilju naglašavanja važnosti koju one imaju za uspjeh projekta uvođenja poslovnog rješenja, izdvojili smo ih u posebnu kategoriju.

Usluge savjetovanja u ponudi našeg poduzeća podijelili smo na:

·         usluge vođenja projekta,

·         usluge savjetovanja u pripremi poslovnih podataka, i

·         usluge organizacijskog i procesnog savjetovanja.

Za razliku od ostalih kategorija usluga, opseg usluga savjetovanja iznimno je podložan utjecajima postojeće razine organiziranosti poduzeća naručitelja kao i razine uređenosti postojećih poslovnih procesa i podataka.

Na primjer, usprkos velikom broju korisnika ili veličini projektom obuhvaćene funkcionalnosti rješenja, usluge savjetovanja na projektu mogu biti minimalne ukoliko su poslovni procesi naručitelja uređeni, a organizacijska struktura takva da članovima projektnog tima omogućava učinkovito izvođenje projektnih zadataka.

S druge strane, na naizgled malim projektima, u uvjetima kad se paralelno s uvođenjem poslovnog rješenja tek počinje uređivati poslovne procese ili organizacijsku strukturu, opseg usluga savjetovanja može predstavljati značajan udio u projektu.

Vođenje projekta

Za uspjeh projekta uvođenja poslovnog rješenja u poduzeće nužno je provesti slične aktivnosti kao i za uspjeh nekog drugog poslovnog poduhvata. To znači da je potrebno:

·         odrediti ciljeve projekta,

·         odrediti korake potrebne za ostvarivanje postavljenih ciljeva,

·         napraviti plan provođenja utvrđenih koraka, odrediti zaduženja i odgovornosti, te utvrditi potrebne resurse,

·         prepoznati pretpostavke na koje se oslanja projekni plan,

·         prepoznati otvorena pitanja i rizike vezane uz provođenje projektnog plana,

·         predvidjeti postupke za izbjegavanje, ali i za otklanjanje posljedica projektnih rizika,

·         pratiti i nadzirati izvršenje projektnih koraka i zadataka,

·         nadzirati ostvarivanje pretpostavki,

·         upravljati otvorenim pitanjima i rizicima.

Bez obzira na djelatnost kojom se bavite, uspješnim provođenjem navedenog možete svom poduhvatu ili projektu osigurati dobre izglede za uspjeh.

Vođenje projekta obuhvaća planiranje i upravljanje projektnim aktivnostima, usklađivanje napora članova projektnog tima, te brigu o tome da se projektne odluke donose, a projektni rezultati mjere u skladu s postavljenim projektnim ciljevima. Kvalitetnim vođenjem projekta osigurava se izvršenje projektnih zadataka u skladu s planiranim rokovima i troškovima.

Na vrh stranice

Usluge vođenja projekta

Na temelju našeg dosadašnjeg iskustva u projektima uvođenja poslovnih rješenja, u potpunosti smo prilagodili naše usluge jednostavnijem upravljanju projektom, osiguravši na taj način naručitelju rješenja jasan uvid u fazi utvrđivanja opsega projekta, te jednostavan nadzor u fazi njegove izvedbe.

Usprkos našem inovativnom pristupu, s obzirom na obuhvat i složenost zadataka koje u sebi uključuje uvođenje poslovnog rješenja, nije moguće osigurati njegov uspjeh bez kvalitetnog projektnog vođenja.

Sve usluge vođenja projekta koje nudimo tijekom uvođenja poslovnog rješenja strogo smo podredili mjerilima svrsishodnosti i učinkovitosti, kako bismo uz njihov minimalan opseg ostvarili željene učinke. Navedene usluge u sebi uključuju:

·         izradu projektnog plana,

·         uspostavu i administraciju projektnog web mjesta (engl. web site),

·         pripremu i provođenje projektnih sastanaka.

Projektni plan

Nakon određivanja opsega usluga potrebnih za uvođenje poslovnog rješenja pripremamo plan njihovog izvršavanja. Planom se utvrđuju rokovi izvršavanja usluga, raspored projektnih aktivnosti, te zaduženja i odgovornosti članova projektnog tima.

Uobičajeno je da su članovi projektnog tima iz poduzeća naručitelja zaposlenici s najboljim poznavanjem poslovanja, pa njihov izostanak iz obavljanja redovitih poslovnih aktivnosti predstavlja i trošak i rizik za poslovanje naručitelja. Projektni plan zato izrađujemo tako da radno vrijeme projekta u najmanjoj mjeri remeti redovito poslovanje poduzeća naručitelja.

Plan projekta uvođenja poslovnog rješenja pripremamo u aplikaciji Microsoft Office Project, a naručitelj ga je obvezan potvrditi prije početka izvršenja projektnih usluga.

Projektno web mjesto

Na samom početku projekta na vlastitoj opremi uspostavljamo projektno web mjesto. Projektno web mjesto dostupno je svim članovima projektnog tima za vrijeme trajnja projekta i predstavlja osnovni alat za projektnu komunikaciju i dokumentiranje projekta. Na njemu se nalaze:

·         kontaktni podaci članova projektnog tima,

·         projektni kalendar,

·         pregled projektnih zadataka i zaduženja,

·         pregled otvorenih pitanja i rizika,

·         važna projektna dokumentacija.

Projektni sastanci

Od početka do završetka projekta nužno je usklađivati aktivnosti projektnog tima, pratiti izvršavanje projektnih zadataka, rješavati otvorena pitanja i upravljati projektnim rizicima. Sve to provodimo na redovitim sastancima projektnog tima koji se tipično održavaju jednom tjedno, tj. u skladu s potrebama projekta i projektne faze.

Na vrh stranice

Priprema poslovnih podataka

Jedan od projektnih zadataka koji sa sobom donosi mnoge projektne rizike je priprema poslovnih podataka, i njihov prijenos u novo poslovno rješenje. Neki od mogućih izvora rizika su:

·         osiguravanje suradnje dobavljača postojećeg poslovnog rješenja,

·         potcjenjivanje količine i precjenjivanje kvalitete poslovnih podataka od strane naručitelja,

·         osposobljenost članova projektnog tima za obradu podataka u Microsoft Excelu,

·         razina pripremljenosti klasifikacijskih podataka potrebnih za izradu poslovnih izvještaja i sl.

Kao posljedica ovih rizika mogu se dogoditi:

·         prekoračenja projektnih rokova i planiranih troškova,

·         problemi u operativnom radu s rješenjem zbog nepotpunih ili netočnih podataka,

·         pogreške u poslovnim izvještajima,

·         dodatni nepredviđeni  troškovi ispravljanja podataka u poslovnom rješenju.

Uslugama savjetovanja u pripremi poslovnih podataka osiguravamo da potpuni i ispravni poslovni podaci budu uspješno i u predviđenom roku preneseni u novo poslovno rješenje.

Na vrh stranice

Organizacijsko i procesno savjetovanje

Uvođenje novog poslovnog rješenja u poduzeće u manjoj ili većoj mjeri donosi i promjene u postojeću organizaciju i način provođenja poslovnih aktivnosti.

Te su promjene prvenstveno posljedica novih načina upravljanja poslovnom informacijom i njenog korištenja, koji potiču uspostavu novih obrazaca komunikacije i donošenja odluka u poslovnom procesu.

Kako bismo našim klijentima pomogli da prepoznaju i usvoje one promjene koje će biti korisne za njihovo poslovanje, tijekom projekta uvođenja poslovnog rješenja pružamo im odgovarajuće usluge organizacijskog i procesnog savjetovanja. Ove su usluge najzastupljenije i najizraženije tijekom:

·         utvrđivanja poslovnih potreba,

·         radionica za provjeru sukladnosti poslovnog rješenja s utvrđenim poslovnim potrebama,

·         radionica za utvrđivanje potrebnih izmjena poslovnog rješenja, i

·         radionica za usvajanje novih modela komunikacije, donošenja odluka ili organizacije rada koje uvjetuje uvođenje poslovnog rješenja.

Na vrh stranice

Utvrđivanje poslovnih potreba

Utvrđivanje poslovnih potreba naručitelja provodimo kroz sastanke s naručiteljem i prezentacije poslovnog rješenja.

Posebnost našeg pristupa je da potrebe naručitelja redovito promatramo isključivo u usporedbi s mogućnostima poslovnog rješenja koje nudimo, te dokumentiramo samo onaj dio poslovnih potreba naručitelja koji zahtijeva određene izmjene u standardnoj funkcionalnosti poslovnog rješenja. Na taj način ostvarujemo najveću učinkovitost usluge i smanjenje ukupnih troškova projekta.

Na vrh stranice

Radionice

Po našem iskustvu, najbolji način za:

·         dubinsku provjeru sukladnosti poslovnog rješenja s potrebama naručitelja,

·         oblikovanje potrebnih izmjena rješenja, ili

·         usvajanje promjena koje u radne aktivnosti naručitelja unosi novo poslovno rješenje,

je provođenje konkretnih poslovnih aktivnosti uz korištenje poslovnog rješenja, i to u uvjetima koji odgovaraju onima u redovitom poslovanju naručitelja.

U tu svrhu održavamo radionice u čiju su provedbu uključeni svi sudionici poslovnog procesa koje problematika određene radionice zahvaća. Uspješno provedenim radionicama moguće je riješiti velik broj otvorenih pitanja koja se pojavljuju za vrijeme projekta, te otkloniti rizike koji proizlaze iz netočnih projektnih pretpostavki ili neupravljanih očekivanja naručitelja.

Na vrh stranice

Neka pojašnjenja u vezi poslovnog savjetovanja

Uvođenje poslovnog rješenja iz kategorije ERP sustava, u koja spada i Microsoft Dynamics NAV, ili pak dizajn i uvođenje rješenja poslovne inteligencije (engl. Business Intelligence), od nas osim tehničkih znanja zahtijevaju i razumijevanje poslovnih procesa za čiju su podršku i unaprijeđivanje ta rješenja i predviđena.

Već u samom koraku stjecanja potrebnih znanja o poslovnom rješenju, odnosno stjecanja obveznih, uvjetno rečeno tehničkih certifikata, počinju se stjecati i određena znanja o poslovnim procesima.

No svakako su mnogo značajniji iskustvo i znanje koje smo prikupili tijekom godina bavljenja problematikom dizajna i uvođenja poslovnih rješenja. Narav projekata uvođenja poslovnih rješenja je takva da smo redovito, posredno ili neposredno, uključeni u rješavanje poslovne i organizacijske problematike u poduzeću naručitelja. Čak onda i kad na pojedinom projektu u tom dijelu nismo bili više od promatrača, prikupljali smo dragocjena znanja.

Vjerujemo da možete prepoznati koristi koje od takvih znanja i iskustava možete imati i u Vašem poduzeću.

Ipak, kako bismo otklonili moguće nesporazume, želimo naglasiti da nismo formalno osposobljeni stručnjaci za poslovno savjetovanje, niti se u ovom trenutku njime bavimo na način na koji to to rade poduzeća, organizacije ili savjetnici specijalizirani za to područje. Naše usluge na ovom području uvijek su i isključivo vezane uz uvođenje poslovnog rješenja ili rješenja poslovne inteligencije.

Na vrh stranice